Politeknik Caltex Riau (PCR) merupakan institusi pendidikan yang
secara rutin menerima hibah eksternal untuk mendukung pengembangan
institusi. Pengelolaan hibah tersebut dilaksanakan oleh Project
Implementation Unit (PIU). Namun, proses pengelolaan hibah masih
dilakukan secara manual, sehingga menimbulkan kendala dalam hal
efisiensi, akurasi, transparansi, dan akuntabilitas data hibah. Berdasarkan
permasalahan tersebut, penelitian ini bertujuan untuk merancang dan
membangun sistem informasi manajemen pengelolaan hibah eksternal
berbasis website dengan fokus pada bagian manajemen
pertanggungjawaban hibah. Pengembangan sistem dilakukan dengan
metode prototyping agar melibatkan pengguna secara langsung dalam
proses perancangan. Framework Laravel digunakan untuk mendukung
proses pengembangan website yang terstruktur. Sistem yang dibangun
memiliki fitur utama seperti pencatatan dokumen hibah, list kegiatan,
pelaporan, monitoring dan evaluasi (monev), serta verifikasi laporan
keuangan. Pengujian sistem dilakukan menggunakan usability testing,
dan performance testing. Hasil usability testing menunjukkan persentase
kelayakan sebesar 78,4% dalam kategori sangat memuaskan. Pada
performance testing, sistem menunjukkan waktu respons rata-rata 2,5
detik untuk 5 pengguna dan 4,1 detik untuk 10 pengguna. Implementasi
sistem ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan
transparansi dalam pengelolaan hibah eksternal di PCR.
Kata kunci: Sistem Informasi Manajemen, Hibah Eksternal,
Pertanggungjawaban Hibah, Prototyping, Laravel.