Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau mengelola perpustakaan, arsip, dan dokumentasi sebagai sumber pengetahuan dan informasi untuk Riau. Dokumentasi digunakan untuk merekam kejadian sebagai sarana komunikasi antar individu. Sistem pengelolaan arsip foto dan video saat ini hanya terbatas pada penyimpanan dalam storage, menghambat akses masyarakat terhadap informasi kegiatan perpustakaan. Oleh karena itu, dirancanglah sistem informasi berbasis web menggunakan XAMPP dan PHP dengan metode prototyping. Pengembangan melalui lima iterasi memenuhi kebutuhan pengguna. Pengujian black box menunjukkan implementasi fitur website berhasil. Usability testing dengan System Usability Scale menunjukkan skor rata-rata 86,3 dari 30 responden, kategori Acceptable menunjukkan pengguna puas dengan sistem dan memenuhi harapan, dengan skor SUS B. Pengujian performa menunjukkan total waktu 150.677 detik setelah uji coba di jaringan slow 3G, dengan rata-rata 18.834 detik per visitor. Dengan sistem informasi ini, dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau mampu mengelola dokumentasi kegiatan perpustakaan dan memberikan akses informasi tentang dokumentasi kegiatan yang tersedia kepada masyarakat.

Kata Kunci: Dokumentasi, PHP, Informasi, Prototyping. User Acceptance Test, Usability Testing, Performance Testing.