Bagi PT PLN (Persero), validitas data pelanggan prabayar merupakan aset yang sangat krusial. Salah satu data krusial tersebut adalah data pelanggan prabayar. Agar terjaminnya kualitas pelayanan dan operasional bisnis berjalan mulus dan tagihan tetap akurat, data induk ini wajib dilakukan pemutakhiran secara rutin. Jika tidak terdapat sistem pendataan yang baik maka dapat berpengaruh bagi perusahaan yang akan terjadi kerugian yang disebabkan data yang tidak relevan antara sistem dengan real yang terdapat di lapangan. Ini juga akan mengakibatkan terjadinya penghambatan pada jalannya distribusi energi dan pengoptimalan pelayanan pelanggan.
Pada unit PLN ULP Kota Barat Pekanbaru, digitalisasi sebenarnya sudah diterapkan untuk mengelola basis data pelanggan prabayar melalui mekanisme Work Order (WO) yang terintegrasi dengan sistem pusat. Sayangnya, efektivitas sistem ini masih sering terganjal oleh hambatan teknis. Masalah yang paling krusial adalah adanya jeda waktu (latency) serta keterlambatan sinkronisasi data dari sistem pusat, yang berpotensi mengganggu ritme operasional di lapangan. Misalnya, pada saat periode tertentu, data pelanggan di Work Order (WO) belum siap ataupun belum muncul pada sistem pusat sehingga dapat menghambatnya produktivitas bagi petugas di lapangan. Karena permasalahan tersebut, petugas lapangan harus melakukan pencatatan manual dan mengirimkan dokumentasi melalui WhatsApp sebagai solusi sementara dikarenakan tidak terdapat media digital mandiri untuk menginputkan hasil temuan survey lapangan.
Untuk menjawab kondisi permasalahan tersebut, maka penulis mengembangkan aplikasi yang bernama DIPP Prabayar (Data Induk Pelanggan Prabayar) berbasis AppSheet. Aplikasi ini dirancang sebagai media untuk menyimpan data digital sementara yang mandiri dalam mengatasi kendala terlambatnya sinkronisasi Work Order (WO) pada sistem pusat. Aplikasi ini terdapat integrasi fitur dokumentasi foto lapangan dan fitur titik koordinat GPS di lokasi terkini yang terjaminnya validitas data hasil survey oleh petugas lapangan.
Dengan hadirnya aplikasi DIPP Prabayar ini, PLN ULP Kota Barat Pekanbaru diharapkan dapat membantu tugas petugas di lapangan agar tetap produktif walaupun sistem pusat PLN sedang terjadi kendala teknis atau pemeliharaan. Adapun dari segi manajemen data, aplikasi ini dapat memudahkan pihak administrasi pada saat monitoring hasil di lapangan dengan real-time dengan mengakses Spreadsheet yang telah tersusun organisir. Serta dengan pengembangan aplikasi ini diharapkan dapat membantu pertahanan kualitas integrasi data pada PLN ULP Kota Barat Pekanbaru.