Politeknik Caltex Riau (PCR) menghadapi tantangan dalam menangani banyaknya pertanyaan berulang dari calon mahasiswa terkait Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) yang masuk melalui email, di mana proses balasan manual oleh staf memakan waktu dan berpotensi menghasilkan jawaban yang tidak konsisten. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengimplementasikan sistem Automated Question Answering (AQA) berbasis kecerdasan buatan (AI) yang diintegrasikan dengan platform otomatisasi N8N untuk menjawab pertanyaan seputar PMB secara otomatis melalui email. Sistem dibangun menggunakan pendekatan Natural Language Processing (NLP) dengan memanfaatkan Gmail Trigger, AI Agent, dan basis pengetahuan system prompt untuk mengenali maksud pertanyaan serta mengirimkan balasan secara otomatis. Pengujian sistem dilakukan melalui Black Box Testing, User Acceptance Testing (UAT) terhadap 32 responden dan 1 admin, serta evaluasi semantik menggunakan BERTScore. Hasil pengujian Black Box Testing menunjukkan seluruh fungsi sistem berjalan sesuai kebutuhan tanpa kegagalan. Hasil UAT menunjukkan penilaian yang didominasi oleh kategori Setuju dan Sangat Setuju pada hampir seluruh aspek pengujian, meskipun aspek kecepatan respons masih memerlukan penyempurnaan akibat interval eksekusi workflow N8N. Evaluasi BERTScore menunjukkan performa terbaik pada topik jalur penerimaan khusus prestasi dengan nilai F1-Score 0,951, sementara topik biaya kuliah memperoleh nilai F1-Score 0,7215. Secara keseluruhan, sistem AQA yang dibangun mampu meningkatkan efisiensi, konsistensi, dan kecepatan layanan informasi PMB dibandingkan metode konvensional