Politeknik Caltex Riau (PCR) menghadapi tantangan dalam mendokumentasikan dan memantau kegiatan promosi Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) secara terpusat. Berdasarkan wawancara dengan Kepala Bagian Bidang 3, Bapak Edi Tri Prayitno, pencatatan kegiatan promosi sebelumnya tersebar di berbagai platform seperti Spreadsheet, WhatsApp, dan notulen rapat. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam pemantauan, keterlambatan pelaksanaan, serta evaluasi kegiatan yang kurang optimal. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, telah dibangun sebuah Sistem Manajemen Kegiatan PMB berbasis web yang berfungsi untuk mengelola data kegiatan, tugas, dan jadwal secara lebih terstruktur dan efisien. Sistem ini memfasilitasi pendistribusian tugas yang jelas, pemantauan progres secara real-time, serta pencatatan kegiatan yang terdokumentasi dengan baik. Pengembangan sistem ini menerapkan metode Prototyping sehingga pengguna terlibat langsung dalam proses perancangan dan pengujian sistem. Pengujian Black Box menunjukkan bahwa fungsionalitas sistem berfungsi 100% sesuai dengan kebutuhan pengguna. Selain itu, pengujian Usability Testing menunjukkan bahwa Sistem Manajemen Kegiatan PMB ini mudah digunakan dengan memperoleh nilai rata-rata sebesar 85.56%. Dengan berjalannya sistem ini, efektivitas promosi PMB PCR berhasil ditingkatkan dan dokumentasi strategi menjadi lebih optimal.