Proses pengarsipan dokumen secara digital dilakukan di Sekretariat DPRD Kota Pekanbaru sebagai salah satu upaya meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan administrasi. Seiring berkembangnya teknologi informasi sistem arsip yang sebelumnya dilakukan secara manual mulai beralih ke sistem digital untuk mengatasi kendala seperti keterbatasan ruang penyimpanan dan lamanya pencarian dokumen. Pengarsipan digital dilakukan melalui beberapa tahapan dari login ke sistem, memilih menu dokumen, mengunggah file hasil scan, mengisi data pendukung, hingga menyimpan dokumen ke dalam sistem. Dokumen yang diarsipkan umumnya berupa Surat Pertanggungjawaban (SPJ), khususnya kwitansi perjalanan dinas yang digunakan sebagai bukti administrasi. Penerapan sistem ini dinilai mampu mempermudah penyimpanan dan pencarian dokumen serta meningkatkan keamanan arsip. Meskipun masih terdapat beberapa kendala seperti hasil pemindaian yang kurang jelas dan data yang belum lengkap hal tersebut dapat diatasi dengan melakukan pengecekan ulang sebelum proses penginputan, sehingga kegiatan pengarsipan tetap berjalan dengan baik.