Biro Umum sebagai salah satu unit kerja pada instansi pemerintahan merupakan sebuah unit kerja di Badan Pengusahaan Kawasan Perdagangan Bebas dan Pelabuhan Bebas Batam atau disebut BP Batam. Namun dalam pelaksanaan proses bisnis yang dilakukan Biro Umum BP Batam ditemukan permasalahan yang terjadi pada unit kerja tersebut. Adapun permasalahannya adalah pengelolaan surat yang masih menggunakan cara kerja manual dalam proses pengarsipan surat masuk dan keluar, proses disposisi surat masuk, belum adanya format pembuatan surat, pencarian surat, ataupun proses rekapitulasi laporan surat masuk dan keluar. Atas permasalahan yang terjadi didapat sebuah solusi dengan membangun sistem pengelolaan pengarsipan data surat masuk dan keluar secara terkomputerisasi guna menunjang pelaksanaan proses bisnis pengarsipan surat yang ada di Biro Umum BP Batam. Sistem ini dibangun dengan metodologi prototyping dan berbasis web yang didukung dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan MySQL sebagai basis datanya. Untuk membangun sistem informasi ini telah dilakukan pengujian dengan menggunakan metode blackbox dengan hasil kesimpulan bahwa secara fungsional telah berhasil secara keseluruhan. kemudian pengujian User Acceptance Test (UAT) yang dapat disimpulkan 100% user setuju dengan sistem ini. Selanjutnya juga dilakukan wawancara terkait sistem yang telah dibangun untuk pihak Biro Umum BP Batam. Berdasarkan hasil dari beberapa pengujian yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa sistem informasi yang dibangun untuk pihak Biro Umum BP Batam telah berjalan dengan baik dan juga telah membantu pihak Biro Umum BP Batam dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar.